U kom formatu su eFakture zakonski validne?

Zakon o elektronskim fakturama sa sobom je povukao mnoge nedoumice, a jedno od najčešćih pitanja koje se postavlja je u kom su formatu zapravo elektronske fakture zakonski validne.

Do sada smo se susretali sa fakturama koje su u papirnom formatu slate na adresu primaoca ili ukoliko se fakture šalju putem maila uglavnom su u PDF ili JPG formatu, ali da li su ti formati validni i u SEF-u?

Prema Zakonu o elektronskim fakturama, format u kojim se fakture kreiraju nije validan ukoliko je PDF, već je valdini format XML. Što bi značilo da račun koji je primaocu poslat u PDF formatu, a nema XML strukturu i elektronsku validaciju, ne smatra se elektronskom fakturom ili digitalnim računom.

Šta je XML format?

Prvenstveno XML format je jedini strandardni format za prijem i slanje faktura putem SEF-a.

XML je programski jezik kreiran za čuvanje i prenošenje podataka, a najčešće se koristi za kreiranje faktura, otpremnice, profakture, kalkulacije...odnosno sva dokumeta koja u sebi sadrže zaglavlje sa podacima primaoca i pošaljioca, kao i stavke na kojima je roba ili usluge sa pratećim podacima. Takođe XML je osmišljen tako da bude lako čitljiv svakom računaru, ali i da se može lako razmenjivati među različitim sistemima.

Nemojte dozvoliti da vas uplaši kreiranje dokumenata u XML formatu, jer ih nećete kreirati sami. Dakle nije potrebno da učite programski jezik pomoću kog ćete kreirati vaše efakture, već ćete to uraditi pomoću:

1. Specijalizovanih platformi za kreiranje i slanje elektronskih faktura
2. Putem računovodsvenog programa koji možete povezati sa posredničkim rešenjima ili SEF-om
3. Direktno putem SEF-a popunjavanjem polja za efakture, koja se automatski kreiraju u XML formatu

PDF format – prikaz ka krajnjem korisniku

Da ne bi došlo do zabune PDF format faktura se koristi kao propratni dokument, odnosno spoljašnji format ili slikovni prikaz fakture kreirane u XML formatu. Faktura do krajnjeg korisnika kao vizuelni prikaz dolazi u PDF formatu, ali se ne smatra validnom ukoliko njena pozadinska struktura nije kreirana u XML formatu, koji joj daje legitiman oblik.

Da li se zakon krši ukoliko su poslate fakture samo u PDF formatu?

Zapravo slanje faktura koje su kreirane samo u PDF formatu, bez unutrašnje XML strukture smatra se kršenjem zakona i neće moći da se pošalju samo u PDF formatu na SEF, niti na drugu platformu.

Prema zakonskoj regulativi o elektronskim fakturama, dokumenti koji su poslati ili primljeni samo u formatu PDF-a ili JPG-a ne smatraju se zakonski validnim, a kako bi se smatrali validnim i verodostojnim unutrašnja forma mora biti ispisana u XML formatu.

Dakle sve fakture koje se šalju putem SEF-a moraju biti u XML formatu, dok se PDF opciono šalje kao faktura, ugovor i drugi prateći dokument.

Takođe važno je naglasiti da prema uredbi novog zakona o elektronskim faktura, sve izdate i primljene fakture čuvaju u državnom Sistemu elektronskih faktura, što znači da njihovo štampanje i čuvanje u vidu papirne dokumentacije ili čuvanje u folderima na računaru, bez čuvanja originalnog digitalnog dokumenta u XML formatu pogodnom za softversku obradu i kontrolisanje u elektronskoj arhivi SEF-a se smatra kršenjem odredba zakona o elektronskim fakturama.

Softverska rešenja Unifiedpost Group-e su prava rešenja za vas!

Putem naših inovativnih platformi sve fakture se automatski kreiraju u XML formatu. Sve fakture kreirane putem naše platforme imaju unutrašnji XML format, dok im je vizuelni prikaz u PDF fomatu.

Takođe vam nudimo digitalnu arhivu u kojoj vam je sva neophodna dokumentacija dostupna na jednom mestu u bilo koje doba dana i u kojoj dokumenta možete bezbedno i dugoročno čuvati. Ono što je takođe jako važno, naše platforme su usklađene sa zakonom o elektronskim fakturama i direktno povezane sa državnim Sistemom elektronskih faktura.

‍

Softverska rešenja Unifiedpost Group-e - olakšajte poslovanje, ubrzajte procese, učinite ih sigurnijim