Šta je automatizacija računa za plaćanje?

Pre nego što pređemo na prednosti automatizacije računa za plaćanje, hajde da saznamo šta je to zapravo.

Automatizacija računa za plaćanje (internacionalno - AP) predstavlja skraćenicu koja se odnosi na račune za plaćanje, odnosno obaveze prema dobavljačima.

Obaveze prema dobavljačima (široko poznate kao AP) su novac koji preduzeće duguje svojim dobavljačima za primljene proizvode ili usluge.

Kao i sve poslovne transakcije, obaveze prema dobavljačima stvaraju značajnu količinu papirologije, kao što su fakture, narudžbenice, primljena roba i, u zemljama u kojima su potrebne, profakture.

Zašto je automatizacija idealno rešenje?

Ne samo što može biti dugotrajna, manualna obrada dokumentacije veoma često je i skupa. Kako bi uštedela, preduzeća se moraju automatizovati i tako smanjiti troškove u svakoj fazi.
Na primer, prelazak s klasičnog metoda prijema faktura na fakture primljene elektronskim putem, može smanjiti troškove za 30%, dok automatsko usklađivanje narudžbenica (PO) s fakturama može da stvori uštede do 80%. Kada se ove uštede uzmu u obzir, potreba za AP automatizacijom je kristalno jasna.
Osim što dovodi do drastičnog smanjenja papirologije, zahvaljujući automatizaciji mogu da se izbegnu ljudske greške – od pogrešnog unosa podataka i dupliranja, do narudžbenica i faktura koje se ne podudaraju.
Dakle, automatizacijom se mogu izbeći svi ovi problemi, dok se istovremeno ostvaruje ušteda i poboljšava upravljanje tokovima novca.

Kako funkcioniše povezivanje sa SEF-om i automatizacija procesa?

Povezivanje UPG rešenja sa sistemom eFaktura se vrši tako što, na odgovarajućem mestu, unesete SEF API ključ koji ste predhodno generisali i kopirali sa SEF portala.

Automatizacija računa za plaćanje uključuje obradu faktura koje vaše preduzeće prima putem digitalnog toka posla.
Ovakav tok možemo podeliti u tri faze:

Prijem faktura
Fakture se mogu primati elektronski (proces poznat kao eFakturisanje) ili kao kopija na papiru. eFakturisanje može biti putem veze između preduzeća (B2B) ili elektronske razmene podataka (EDI). Alternativno, mogu se poslati kao PDF ili preko portala dobavljača.

Usklađivanje
Kada se podaci fakture „uhvate“ ili prime elektronski, moraju se upariti sa relevantnom narudžbom i prijemom robe – nešto što softver za automatizaciju radi automatski. Kada se usklade, fakture se odobravaju i prosleđuju elektronskom planiranju resursa (ERP) ili računovodstvenom sistemu kompanije radi plaćanja.

Arhiviranje
U mnogim zemljama, u zavisnosti od preduzeća, zahtevi za arhiviranje faktura mogu doći godinama nakon njihove obrade, što ostavlja dosta prostora za greške. Kod automatizacije računa za plaćanje arhiviranje je sigurno i bezbedno. Osim toga, za razliku od ručne obrade faktura, automatizacija omogućava potpunu digitalnu reviziju dokumentacije.

Koji su benefiti?

Pogodnost za preduzeća bilo koje veličine, kao i drastično smanjenje troškova. Takođe, automatizacija pojednostavljuje ceo proces i ujedno smanjuje prostor za ljudske greške.
Mogućnost generisanja detaljnih izveštaja pruža dragocene uvide u posao i omogućava preduzećima da idu u korak s trendovima. Osim toga, mogućnost brze obrade i plaćanja faktura može dovesti do boljih odnosa s dobavljačima.
Prelazak na automatizaciju računa za plaćanje od velike je koristi zaposlenima jer im drastično smanjuje količinu utrošenog vremena na zadatke koji se ponavljaju, tako da se mogu fokusirati na ostale poslove.

Zaključak

Automatizacija računa za plaćanje predstavlja inovativno digitalno rešenje za sve procese od nabavke do plaćanja. Naša rešenja osiguravaju da se dokumenti ili podaci ulaznog lanca snabdevanja lako primaju i obrađuju automatski, što rezultira uštedom vremena i troškova, poboljšanjem morala osoblja i njihovog odnosa s dobavljačima.

Želite da saznate više o automatizaciji?

Kontaktirajte s nama

Softverska rešenja Unifiedpost Group-e - olakšajte poslovanje, ubrzajte procese, učinite ih sigurnijim

‍

‍

‍